Obligations légales : ce que votre ERP doit couvrir en France

Parler d’ERP et d’obligations légales, c’est regarder le logiciel sous un angle que les démonstrations commerciales abordent rarement : non pas ce qu’il sait faire, mais ce que la loi vous oblige à pouvoir faire. En France, cette liste est longue et elle s’allonge : facturation électronique par plateformes agréées, fichier des écritures comptables, conservation des pièces, déclaration sociale nominative, protection des données, certification des caisses. Un bon ERP ne se juge plus seulement à ses fonctions métier, mais à sa capacité à tenir cette conformité dans la durée.

Ce guide passe en revue chaque obligation, dit ce que la règle prévoit, ce que le logiciel doit faire et ce que vous devez vérifier auprès de l’éditeur et de l’intégrateur. Il complète le cahier des charges ERP, où ces exigences doivent figurer dès le départ.

Pourquoi la conformité se décide au choix de l’ERP

Une obligation légale mal couverte ne se corrige pas avec une simple option. Si l’ERP ne sait pas produire un fichier normé, archiver sans altération ou se raccorder à une plateforme agréée, vous bricolez des exports, des ressaisies et des contournements. Ils coûtent cher en temps et fragilisent la fiabilité des données le jour d’un contrôle.

Trois principes guident la suite :

• La responsabilité reste la vôtre. L’éditeur fournit des fonctions ; c’est le dirigeant qui répond devant l’administration.
• La conformité est un paramétrage, pas un état. Elle dépend de la configuration faite par l’intégrateur, des mises à jour de l’éditeur et de vos pratiques de saisie.
• Chaque obligation a un interlocuteur. DGFiP, Urssaf, CNIL : savoir qui réclame quoi permet de savoir quoi tester.

Facturation électronique et plateformes agréées

C’est le chantier le plus structurant. La réforme repose sur l’article 91 de la loi de finances pour 2024 et comprend trois volets : la facturation électronique entre assujettis français, le e-reporting de transactions (ventes à des non-assujettis ou opérateurs étrangers) et le e-reporting de paiement (TVA exigible à l’encaissement).

Ce que dit la règle

Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit être en mesure de recevoir des factures électroniques émises par les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, ce qui impose d’avoir choisi une plateforme agréée de réception. À la même date, les grandes entreprises et les ETI doivent émettre leurs factures au format électronique ; les PME et les microentreprises ont jusqu’au 1er septembre 2027.

Les seuils sont fixés par la DGFiP : une PME compte entre 10 et 250 salariés, avec un chiffre d’affaires inférieur à 50 millions d’euros ou un total de bilan inférieur à 43 millions d’euros ; une ETI emploie entre 250 et 5 000 salariés. Recevoir n’implique pas d’émettre : avant le 1er septembre 2027, une petite entreprise n’a pas à émettre en électronique, même si son client est déjà dans la réforme.

Depuis le 1er septembre 2026, une facture papier scannée, un PDF ordinaire ou un document généré par le logiciel comptable puis envoyé par mail n’est plus conforme entre professionnels. La facture doit respecter une forme électronique normée (UBL, CII ou un format mixte associant données structurées et image), comporter certaines mentions et transiter par une plateforme agréée. Quatre mentions deviennent obligatoires : le SIREN du client lorsqu’il est une entreprise, l’adresse de livraison si elle diffère, la nature de l’opération (biens, services ou mixte) et l’option pour la TVA d’après les débits le cas échéant.

Ce que l’ERP doit faire

• Produire les factures dans un format conforme, avec les mentions obligatoires, et les transmettre à la plateforme agréée par un connecteur ou une interface standard.
• Recevoir les factures fournisseurs, les rattacher aux commandes et réceptions, et en suivre les statuts.
• Gérer les identifiants SIREN et SIRET des clients et fournisseurs, car l’annuaire central adresse les factures à partir d’eux.
• Alimenter le e-reporting : pour les ventes à des particuliers, le SIREN du fournisseur, la période et, agrégés par jour et par catégorie d’opération, le total hors taxe par taux de TVA et le montant de TVA. Le e-reporting de paiement concerne les prestations de services et les acomptes, sauf option pour la TVA sur les débits. Les deux sont attendus au plus tard le 1er septembre 2027.

Ce qu’il faut vérifier

Une plateforme agréée est un prestataire immatriculé par l’administration fiscale, qui fait l’objet d’un audit régulier et héberge ses données dans l’Union européenne. Le livret de la DGFiP en recense une centaine, liste publiée sur impots.gouv.fr. Votre ERP, lui, n’est pas immatriculé : c’est une solution compatible, qui doit obligatoirement recourir à une plateforme agréée.

Demandez donc à l’éditeur avec quelles plateformes le connecteur est opérationnel, qui le maintient quand les spécifications évoluent (la DGFiP a publié de nouvelles versions le 17 novembre 2025) et comment l’ERP gère les rejets. Demandez à l’intégrateur qui signe l’accord de désignation de la plateforme de réception, seul à même d’inscrire l’entreprise à l’annuaire central. Le détail opérationnel est dans notre guide ERP et facture électronique.

Deux cas particuliers. Les opérations exonérées visées aux articles 261 à 261 E du CGI et dispensées de facturation, ainsi que les marchés de défense ou de sécurité, sont exclues. Et pour les fournisseurs de la sphère publique, Chorus Pro, géré par l’AIFE, est obligatoire depuis 2020 : si vous facturez des collectivités, l’ERP doit déjà savoir s’y raccorder.

Comptabilité, FEC et tenue des livres

Ce que dit la règle

Une entreprise commerciale doit tenir un livre-journal, un grand livre et un manuel des procédures comptables, manuellement ou par logiciel, datés dès leur établissement (articles L123-12 à L123-28 du Code de commerce). Les contribuables qui tiennent une comptabilité informatisée doivent, en cas de contrôle fiscal, remettre une copie du fichier des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée, selon les articles L. 47 A et A. 47 A-1 du Livre des procédures fiscales.

Ce que l’ERP doit faire

• Exporter le FEC en fichier à plat ou en XML structuré, conformément aux spécifications de l’article A. 47 A-1, avec la nomenclature de nommage prévue.
• Garantir que les écritures validées ne sont plus modifiables, avec une piste d’audit lisible entre pièce, écriture et clôture.
• Produire un fichier qui passe les contrôles de structure : impots.gouv.fr publie les schémas XSD de validation des fichiers au format XML.

Ce qu’il faut vérifier

Faites générer un FEC sur un exercice de test avant la mise en production, puis passez-le dans l’outil de contrôle de votre expert-comptable. L’enjeu est réel : ne pas présenter la comptabilité informatisée en fichiers dématérialisés expose à l’amende de l’article 1729 D du CGI, soit 5 000 € ou 10 % des droits rappelés en cas de rectification si ce montant est supérieur. Notre guide FEC et ERP détaille les contrôles à mener, notamment après une migration depuis un autre logiciel.

Conservation et archivage des documents

Ce que dit la règle

Les durées de conservation varient selon la nature du document :

• les livres comptables (journal, grand livre, inventaire) et les pièces justificatives (commandes, factures, reçus) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice ;
• les contrats et la correspondance commerciale, ainsi que les documents bancaires : 5 ans ;
• les documents sur lesquels s’exerce le droit de communication de l’administration fiscale : 6 ans, portés à 10 ans en cas d’activité occulte ;
• le double des bulletins de paie, le registre du personnel (5 ans après le départ du salarié) et les contrats de travail : 5 ans.

Le défaut de conservation des pièces comptables d’une entreprise commerciale expose à une amende de 10 000 €.

Ce que l’ERP doit faire

L’ERP doit rattacher chaque pièce à l’écriture ou au dossier concerné, la conserver sans altération et la rendre consultable pendant toute la durée prévue. Il doit aussi permettre de purger ou d’anonymiser ce qui n’a plus à être gardé, car la conservation légale ne justifie pas de tout garder indéfiniment : c’est le point de rencontre avec le RGPD.

Ce qu’il faut vérifier

Où sont stockées les pièces : dans l’ERP, dans une GED intégrée, chez un prestataire ? Que devient l’archive si vous changez d’éditeur ou résiliez l’abonnement ? Le choix entre ERP cloud ou sur site change la réponse : en mode cloud, exigez par contrat une restitution des données exploitable à tout moment.

TVA française et taux applicables

Le taux normal de 20 % coexiste avec des taux réduits de 10 % et de 5,5 % selon la nature des biens et services. Les départements d’outre-mer ont leur propre régime : en Guadeloupe, en Martinique et à La Réunion, un taux normal de 8,5 % et un taux réduit de 2,1 %, tandis que la TVA n’est provisoirement pas applicable en Guyane et à Mayotte.

L’ERP doit donc porter les taux et les régimes par article, par client et par lieu de livraison, gérer la TVA d’après les débits ou sur les encaissements selon l’option retenue, et alimenter la déclaration. Si vous avez des établissements ou des clients ultramarins, vérifiez que ces taux sont paramétrables sans développement spécifique. Un éditeur sérieux met à jour les règles fiscales dans ses versions courantes ; demandez à quel rythme et à quel prix.

Paie et déclarations sociales : la DSN

Ce que dit la règle

La DSN est remplie par toutes les entreprises qui emploient des salariés, quelle que soit leur forme juridique ; elle remplace notamment la DADS-U, la DOETH, la DMMO et la DTS agricole. C’est une transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données de paie, adressée à la CPAM, à l’Urssaf, à l’Agirc-Arrco, aux organismes complémentaires, à France Travail, à l’administration fiscale et aux régimes spéciaux, avec une DSN par établissement (SIRET).

Elle est transmise au plus tard le 15 du mois suivant pour les entreprises de moins de 50 salariés, le 5 pour celles de 50 salariés ou plus ; les événements (arrêt maladie, fin de contrat) se signalent sous 5 jours ouvrés. Les pénalités publiées sont de 20,02 € par salarié en cas de non-transmission, de 60 € par salarié et par mois de retard ou d’oubli, et de 40,05 € par salarié pour fausses rémunérations.

Ce que l’ERP doit faire

Le module de paie, natif ou connecté, doit produire le fichier DSN, déposé sur net-entreprises.fr en EDI ou par API machine à machine (le secteur agricole passe par la MSA). Il doit gérer le mode « annule et remplace », possible jusqu’à minuit la veille de l’échéance, les signalements d’événements et la distinction par établissement.

Ce qu’il faut vérifier

Beaucoup d’ERP internationaux ne couvrent pas la paie française : l’éditeur renvoie alors vers un logiciel de paie tiers. Demandez qui assure les évolutions de la norme DSN, comment les écritures de paie remontent en comptabilité et qui paramètre les conventions collectives. Notre guide ERP, paie et DSN précise les arbitrages entre module intégré et solution dédiée.

Protection des données personnelles : le RGPD

Votre ERP contient des données de salariés, de clients, de contacts de prospects : il relève pleinement du RGPD. La CNIL rappelle que la sanction en procédure ordinaire peut atteindre 20 millions d’euros ou, pour une entreprise, 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial. La procédure simplifiée n’est jamais rendue publique et prévoit une astreinte maximale de 100 € par jour et des amendes plafonnées à 20 000 €.

Concrètement, l’ERP doit vous aider à :

• tenir le registre des traitements, avec une fiche par activité précisant l’objectif, les catégories de données, les personnes y ayant accès et la durée de conservation ;
• répondre aux demandes d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité dans un délai maximal d’un mois ;
• détecter et documenter une violation de données, à notifier à la CNIL dans les 72 heures si elle présente un risque pour les droits des personnes ;
• limiter les accès par rôle et journaliser les consultations sensibles.

À vérifier côté éditeur : lieu d’hébergement, sous-traitants, accord de traitement des données, existence de fonctions d’anonymisation. Côté intégrateur : la matrice de droits livrée à la mise en production et la reprise de données, souvent trop large lors des migrations.

Logiciels de caisse certifiés

Cette obligation concerne les ERP avec point de vente, notamment pour le commerce de détail et l’e-commerce avec boutiques physiques. Depuis le 1er janvier 2018, les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de clients particuliers avec un logiciel ou système de caisse doivent utiliser un logiciel satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Ne pas pouvoir justifier la conformité par un certificat expose à une amende de 7 500 €.

Sont exclus les assujettis en franchise en base de TVA, au forfait agricole, aux seules opérations exonérées, ou dont les ventes ne s’adressent qu’à des professionnels. Depuis le 16 février 2025, seul le certificat délivré par un organisme accrédité prouve la conformité : l’attestation individuelle de l’éditeur n’est plus admise. Le délai d’obtention du certificat par les éditeurs a été reporté du 1er mars 2026 au 1er septembre 2026, à condition d’un engagement ferme auprès d’un certificateur accrédité au plus tard le 31 août 2025.

Demandez donc le certificat de la version précise que vous installerez, pas une promesse. Le lien avec la facturation est direct : la transmission du e-reporting peut provenir de la caisse, à partir des données du récapitulatif journalier (ticket Z).

Tableau récapitulatif : obligation, exigence ERP, organisme

Comment vérifier la conformité avant de signer

Une grille simple évite les mauvaises surprises :

1. Listez vos obligations réelles. Une société sans caisse n’a pas à exiger la certification ; une société sans salarié n’a pas de DSN. Ne payez pas pour des modules inutiles.
2. Demandez des preuves, pas des affirmations : certificat de caisse, exemple de FEC validé, connecteur de plateforme agréée en production chez d’autres clients, documentation DSN.
3. Faites écrire la mise à jour réglementaire dans le contrat : qui livre la correction quand la norme change, dans quel délai, à quel coût.
4. Impliquez l’expert-comptable dès la recette : il valide FEC, TVA et clôture sur des données réelles.
5. Testez la sortie. Réversibilité, export des archives, accès aux données après la fin du contrat.

Les solutions d’ordre international (Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One, Oracle NetSuite) comme les éditeurs d’origine française (Sage, Cegid, Divalto) abordent ces sujets de façons différentes : certains intègrent nativement une partie du socle français, d’autres le complètent par des modules ou des partenaires. Aucun jugement général n’est possible : tout dépend de la version, de l’intégrateur et du périmètre. C’est précisément ce qu’il faut faire confirmer par écrit.

Le rôle de l’intégrateur dans la conformité

L’intégrateur paramètre le plan comptable, les taxes, les journaux, les gabarits de facture et les connecteurs. Sa compétence réglementaire est donc aussi importante que sa compétence technique. Posez-lui des questions précises : combien de projets a-t-il menés avec raccordement à une plateforme agréée ? Sait-il produire un FEC contrôlé ? Qui gère la DSN en cas d’évolution de la norme ? Notre guide pour choisir un intégrateur ERP propose les critères de sélection, et la page comment ça marche explique comment nous vous mettons en relation avec un intégrateur adapté à votre projet, sans frais pour vous.

Nous ne sommes affiliés à aucun éditeur et nous ne réalisons pas les projets : nous identifions l’intégrateur dont l’expérience correspond à votre contexte réglementaire et sectoriel.

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